「ぼっち」とは、独りぼっちの略語で、友達や仲間、相手がいない場合に使われる言葉です。
かっこよく言えば「孤独」とか「単独」とかですかね。（かっこいいのか？）
いずれにせよ、コダシマは2024年に入ってすぐに、縁あって入社した会社があり、そこはなかなか DX 化（デジタルトランスフォーメーション）が進んだところでありました。
なのでペーパーレス化もけっこう進んでいます。
また、特にボスに当たる方は某 IT ベンダー出身の方だったり、さらにその上の大ボスに当たる方はデジタルマーケティング会社の出身の方だったりするわけで、ソフトウェアやツールの類をちゃんと使いこなしている会社に入社できたわけでございます。
妙に嬉しさを感じたわけですが、それ以上に、これまで使っていたソフトウェアであっても、「ぼっち」だったが故に使うことのなかった機能に驚愕したわけであります！
今回は、その代表的な機能を一つ紹介いたします。
Proofing Center = 校閲
ってことで、今回の PC は「Proofing Center」の PC です。「校閲」です。早速ネタバレですが、Office の「コメント」や「変更履歴の記録」って、めちゃくちゃ便利ですね！今まで使ってなかったのがもったいないと思いました！このような、IT 系のチャンネルやらブログやらを運営していますが、長い間、いわゆるサービス業という職種にいたわけで…。
ってか、そもそもなぜにコダシマがこれらの機能を使っていなかったかと言うと、複数の人員で一つの書類を作るという作業をすることがない職場だったり、IT を使い切れない職場だったりと、そんな環境を何十年も渡り歩いてきた弊害というところでございます。
また、そもそもが少数精鋭…といえば、聞こえは良いですが、つまりは万年人手不足の職場ばかりだったので、人手不足ではありますが、まばらにはスタッフがいて「チームで仕事」とは言うものの、実質は「ぼっち」で仕事するような環境だったわけでございます。そんな環境が長かったこともあり、せっかくのソフトウェアも、ほんの表面程度の機能しか使わず、便利な機能は今まで完全にスルーしてきました。
ですが、冒頭でも触れたとおり DX 化とペーパーレス化の進んだ会社に入社したことによって、この機能を使う日がやってきたわけです。メニューに表示されている「コメント」や「変更履歴の記録」といった機能を使う日が来るとは…、数年前の自分に教えてあげたいです。これらの機能、今ではきっと当たり前の機能なのでしょうが、コダシマのように「ぼっち」で仕事してきたり、Office ソフトをちゃんと使わない職場だと、使うことがまぁなかったわけです。
なので、コダシマは驚愕しましたが、すでにご存知の方はまた別の記事でお会いいたしましょう。
ってことで、ここからは、これらの機能を使ってこなかった皆さんにお届けいたします。
コメント・編集履歴の記録
まず、これらの機能の概要から。機能の使い方はこうです。
- まず、書類の草案を作って、ボスに添削を依頼します。
- それを受け取ったボスは、何をどうすべきかをコメントで残し、親切なボスは何を修正したかわかるよう変更履歴を記録して修正します。
- 戻ってきた書類をみると、ボスからの指示や修正された場所を確認することができ、コメントに対しての承認や返信、もちろん相談なんかもできます。
もちろん、社内だけでなく、社外とのやり取りでも使うことができます。何かしらの書類の案を先方に提案し、同じように改善や修正を意見し合ったりするのにも役立ちます。その逆も、然り。修正された箇所についても、承認したり、もっと別な感じに変更することもできます。もちろん、同僚との仕事や、仲間内でも活用することができます。当然、自分が変更した内容についても記録することができます。
また、クラウド上でデータを扱っていれば、離れた場所であっても、メールに添付してやり取りすることもなくなるので、なおのこと便利です。この機能を使えば対面でプリントアウトした書類にあれこれペン入れすることなく、画面上だけでコミュニケーションをとりながら作業を進めることができるわけです。
ってことで、リモートで仕事する機会も出来ました。リモートで仕事するって、こういうことなんだなぁと妙に実感したわけでございます。
機能を使ってみよう！
ちなみに Microsoft だと「校閲」を使います。リボンに表示される機能の中にある「コメントの表示」、「変更履歴の記録」がその機能になります。詳しくは Youtube 動画を御覧いただきたいですが、これらの機能を使った画面はこんな漢字になります。
で、Office ソフトは Microsoft のものだけではありません。他のオフィスソフトについても見てみましょう。
他のオフィスソフトの場合
コダシマ的に Office ソフトといえば Microsoft よりも LibreOffice です。もう、知らない人はいないと思うのでスルーしますが、この無料で使える LibreOffice でも同じ機能が使えます。Microsoft のとは少々使い勝手は変わるものの、概ね同じように使うことが出来ます。
はい。こんな感じです。
そして Google が提供する無料のオンライン文書作成サービス、 Google ドキュメントでも同等の機能が使えます。
Google ドキュメントだとちょっと使い方のイメージが異なりますが、「表示」➡「モード」➡「提案」で同じようなことができます。デフォルトでは「編集」モードになっています。
また、コメントを入れる際や変更履歴の記録を行う場合、同じように任意の場所を選択しますが、Google ドキュメントの場合、選択すると画面の右側にアイコンが表示されます。
通常はモード切替が必要になりますが、これらを使うことで自動的に「編集」モード➡「提案」モードに切り替わるので、実際にはこちらを使うほうが楽ちんでしょう。
作業中の画面はこんな感じです。
で、この「コメント」や「変更履歴の記録」といった便利機能は、それぞれの「文書作成」だけでなく「表計算」でも「プレゼン」ソフトでも使うことが出来ます。ちゃんと使うと便利ですねー！
また、他のオフィスソフトでも、同等の機能がございますので、ぜひぜひお試しいただければと存じます。
今回のまとめ。
今回は「ぼっち」だったから知らなかった便利機能に驚愕！ってことで、オフィスソフトの校閲機能について紹介しました。使ったことがある人にとっては、当たり前の機能だったかと思いますが、意外とこれ使われてない方って少なくないんじゃないでしょうか？コダシマの周りだけ少なかったんですかね？（前職とか前々職とかの方々）
いずれにせよ、どんなソフトウェアも一度は全部の機能を確かめてみたほうがいいと思ったコダシマでございました。今回の記事は以上となりますが、また「これだ！」と思ったものがありましたら、皆さまと共有したいと思っております。
